Facturación Electrónica: Una nueva y eficaz alternativa

Creado en Viernes, 21 Septiembre 2012 17:31

Compañías colombianas proveedoras de soluciones y servicios de facturación electrónica, debidamente autorizados y certificados, que integran la comisión de trabajo sobre factura electrónica en la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico, propenden por la consolidación de su actividad en aras de brindar al sector empresarial e institucional una herramienta eficiente que coadyuve para que sus procesos entreguen eficaces resultados a sus clientes.

“Los negocios sustentables tienen el reto de mantenerse en constante innovación para ofrecer alternativas al consumo cotidiano. Su responsabilidad más grande es brindar productos y servicios que propicien una mejora en el medio ambiente, el entorno social y que a la vez permitan una rentabilidad a la empresa.” (Viridiana Mendoza, 2012); el presidente de la comisión de factura electrónica de la CCCE, Juan Alberto Carrillo, acota que no es un misterio que las empresas sin importar su tamaño, tienen como objetivo común lograr una rentabilidad que refleje el esfuerzo realizado para llevar el producto o servicio apropiado a los clientes o usuarios; también plantea la incógnita de si existe una alternativa, a la cual la comisión responde definiendo el concepto de factura electrónica.

¿Qué es factura electrónica?

La facturación electrónica es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser, expedida, entregada, aceptada, exhibida y conservada por y en medios y formatos electrónicos, de acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos por ley 527 de 1999, el decreto 1929 de 2007y la resolución de la DIAN No. 14465 de 2007.

Las facturas electrónicas se determinan como un documento alternativo de facturación que debe ser aprobado legalmente por la DIAN. “Esta cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales, garantizando entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido ”indica Nushika Zalentein, de Facture Colombia.

De esta manera al realizar una compra de cualquier bien o servicio es necesario que exista ese respaldo legal donde se refleje el proceso de adquirir o vender un producto que al ser revisado, se compruebe su autenticidad e integridad durante todo el transcurso de la facturación, es decir, desde que se expide y durante la conservación de la misma.

La DIAN autoriza el inicio de este procedimiento,comenta Oscar Mauricio Moreno, Director de consultoría de F&M Technology, habilitando el envío de facturas en formato digital a través de internet mediante una plataforma segura eliminando la necesidad de imprimirlas; Moreno adiciona que esuna tendencia mundial y que en la región México y Chile son pioneras no siendo Colombia ajena, como se aprecia en sus políticas de "cero papel" de 2012 y principalmente en CONPES 3620; así las cosas nuestro paíscuenta con miles decompañías que se valen de lafacturación electrónica entregando, como resultado de los procesos electrónicos, beneficios a los clientes y al ecosistema.

¿Cuáles son los beneficios defactura electrónica para su empresa?

Arturo Galindo B., Gerente de Operaciones en S.E.R.E.S. Colombia comparte los beneficios otorgados por la facturación electrónica: Automatización de los procesos de facturación Eliminación de intervención manual, reduciendo la posibilidad de errores.

Aporta trazabilidad sobre los procesos de envío posibilitando el acortamiento de la gestión de cobros.
Informa sobre estados de situación de la factura Control de calidad, los sistemas de recepción comprueban la correcta elaboración de la factura. Agiliza procesos de almacenaje y consulta de las facturas. Disminución de los costos de operación. Agiliza la relación con los socios comerciales. Mejora el cash management financiero y operativo.

Estas bondadesconllevan el núcleo de un proceso que por ende apuntaal crecimiento de las empresas y al incremento de la economía delpaís,en razón a que su implementacióndisminuye el impacto medio ambiental eincrementa los niveles de competitividad en el ámbito mundial.

¿Cómo se puede garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica?

ElDecreto 1929 de 2007 establece que se debe garantizarla autenticidad e integridad de los datos; mediante la resolución 14465de 2007establece que las facturas electrónicas debenllevar“contenido técnico de control correspondiente a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza algunos datos de la factura o de las notas crédito, como sonfecha de expedición (generación, numeración) entendida como
año, mes, día y hora, minutos y segundos)”.

La Autenticidad de una factura electrónica se puede garantizar con el uso de certificados digitales o con otros métodos de firma electrónica, de acuerdo con la Ley 527 de 1999; su integridady la de un documento digital mediante un “resumen, digest, o checksum”; si los datos de la Factura se modifican el valor inequívoco no coincide y por tanto se puede establecer fácilmente que el documento ha sido cambiado o no.

¿Qué NO es factura electrónica?

Juan Alberto Carrillo de PTESA, refiereuna lista de ejemplos de errores de concepto, nociones equivocadas y algunos otros mitosalrededor de la factura electrónica: “Una factura electrónica es un archivo de computador que contiene una representación digital de la información de una factura”

No, un archivo de computador cualquiera que contenga una copia electrónica o unarepresentación digital de una factura convencional noes una factura electrónica porque no cumple los requisitos técnicos y legales que exige la factura electrónica.
Lossiguientes son ejemplos de algunos de archivos electrónicos que no son facturas
electrónicas:

o Un archivo de imagen en cualquier formato como jpg, tiff, png, gif, bmp, etc., resultado de usar un proceso de digitalización de la factura convencional por medio del uso de un scanner.

o Un archivo pdf cuyo contenido es una representación gráfica de la factura física, contenida en una combinación de texto e imágenes. Estas copias o representaciones electrónicas suelen tener el propósito de permitir la visualización de la información de la factura a través de un computador para agilizar algunos procesos administrativos, sin tener que recurrir a la búsqueda del original que generalmente está almacenado en sitios remotos, en bodegas especializadas. Estas facturas convencionalesalmacenadas físicamente sonválidas en estos casos mientras los archivos de computador mencionados son sólo copias electrónicas.

“Una factura electrónica es un archivo de computador generado por el proceso de facturación que está soportado por computador.” No, la “facturación por computador”, es una solución legal y comúnmente usada, que genera los datos de las facturas y muy frecuentemente produce sólo los archivos para
impresión de las misma; dichosarchivos no cumplen los requisitos técnicos o legales para constituirse como facturas electrónicas.

Ahora bien, la expedición de la factura electrónica, que cumple todos los requisitos técnicos y legales, sí puede usar como insumo el resultado de la “facturación por computador”, complementándolo, por medio de una serie de procesos electrónicos,para que cada factura electrónica cumpla con los requisitos técnicos y legales exigidos.

“Una factura electrónica debe imprimirse para poder surtir los trámites de posteriores como el pago.”
No, la factura electrónica idealmente nunca se imprime, sin perjuicio de queeventualmente se pueda hacer.Generalmente la factura electrónica es una representación abstracta, y contiene todos los datos de la factura digitalmente, sin “adornos”, pero las soluciones y los servicios de factura electrónica permiten visualizarla en pantalla o imprimirla en papel adecuadamente, de manera que sean
entendibles, legibles y estéticamente amigables para cualquier usuario que con la debida autorización tiene acceso a la respectiva factura en la solución o servicio de factura electrónica que utilice.

Los trámites posteriores a la expedición de la factura electrónica, como la entrega, la aceptación, la conservación y el pago se deben surtir electrónicamente; en todo caso, la impresión de una factura electrónica produce una copia de la factura y el original, el documento válido sigue siendo la factura electrónica, debidamente conservada en la solución o el servicio de factura electrónica.

¿Cómo hacer para implementarla factura electrónica?

FACTUR-E, F&M Technology, PTESA, SERES y TRANSFIRIENDO son algunas de las empresas colombianas que proveen soluciones y servicios de facturación electrónica, debidamente autorizados y certificados, con los que el sector empresarial puede contratar los servicios para acceder a los servicios y las tecnologías para procesar facturas electrónicas que cumplen a cabalidad el marco legal y técnico exigido por la legislación colombiana.

Artículo escrito por: la comisión de factura electrónica de la cámara colombiana de comercio electrónico